A volte, data breach e diffusioni di dati riservati possono avvenire per i motivi più banali e impensabili. Uno di questi è senz’altro l’invio di una mail o di un messaggio al destinatario sbagliato. Un errore maldestro e all’apparenza innocuo che però talvolta può portare alla divulgazione di dati sensibili e conseguentemente a danni reputazionali e a possibili sanzioni da parte di un’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali.

L’abitudine usare le mail e i messaggi di WhatsApp al posto di sistemi più sicuri non è però una prerogativa esclusiva delle aziende, ma parrebbe aver contagiato anche politici e diplomatici. Francesco Maselli in un recente articolo pubblicato da “Il Foglio” cita dal The Atlantic: “Informazioni sensibili, che precedentemente sarebbero state inserite in cables, adesso vengono copiate e incollate in messaggi WhatsApp e distribuiti in piccoli circoli di funzionari fidati; comunicazioni importanti sono condivise con e-mail private al di fuori dei sistemi di sorveglianza; computer portatili consegnati dal governo sono spesso abbandonati a favore dell’anonimato delle stazioni; computer degli aeroporti per comunicare con governi stranieri nei momenti di crisi”.

Esistono diversi modi per evitare di compiere questo banale errore quando si utilizzano le mail. In questo articolo, ci concentreremo su uno dei più semplici ed economici. L’invio di una mail riservata con Gmail.

Prima di proseguire: se desiderate adottare soluzioni più avanzate per la vostra organizzazione, nell’ambito di un più ampio programma di adozione di misure tecniche e organizzative volta a minimizzare i rischi di violazione dei dati, scrivete una mail a info@argobs.com

Ma cos’è una mail riservata di Gmail? È una mail protetta da un codice segreto, che viene inviato tramite SMS al destinatario del messaggio. Di conseguenza, il data breach si verificherebbe esclusivamente se il mittente dovesse sbagliare per ben due volte, inviando mail e sms alla persona errata.

Oltre al codice segreto, al momento dell’invio di una mail riservata di Gmail è possibile impostare una data di scadenza, oltre la quale il messaggio sarà eliminato.

Disclaimer di Google: anche se la modalità riservata contribuisce a impedire la condivisione accidentale delle e-mail da parte dei destinatari, non impedisce a questi ultimi di acquisire screenshot o scattare foto dei messaggi o degli allegati. I destinatari sui cui computer sono presenti programmi dannosi potrebbero essere in grado di copiare o scaricare i messaggi o gli allegati.

COME INVIARE UNA MAIL RISERVATA

STEP 1

Nella fase di creazione di un nuovo messaggio, selezionare la modalità “Attiva/disattiva la modalità riservata”.

STEP 2

Occorre impostare la data di scadenza (oltre la quale il messaggio verrà cancellato) e inserire il numero di telefono del destinatario, a cui verrà inviato il codice per SMS.

STEP 3

Confermare l’invio del passcode al destinatario del messaggio segreto. 

COME APRIRE UN MESSAGGIO SEGRETO?

Per aprire un messaggio segreto, il destinatario non dovrà fare altro che inserire il passcode ricevuto via SMS nell’apposita sezione.

Come abbiamo visto, il messaggio riservato di Gmail offre buone garanzie di segretezza e dispone di interessanti funzioni, come la scadenza programmata del contenuto.

Tuttavia, come anticipato precedentemente, questa misura può contribuire a ridurre i rischi di data breach di un’organizzazione solamente se inserita in un framework più ampio di misure tecniche e organizzative. La vostra azienda ne ha bisogno? Scriveteci una mail e vi invieremo una proposta su misura per la vostra organizzazione.

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